Zoho CRM, zamanla yinelenen müşteri kayıtlarının oluşmasını önlemek ve mevcut tekrar eden kayıtları yönetmek için çeşitli araçlar sunar. Bu makalede, Zoho CRM’de çift müşteri kayıtlarını (duplicate records) nasıl tespit edip birleştirebileceğinizi adım adım anlatacağız.

---

1. Zoho CRM’de Yinelenen Kayıtlar Neden Oluşur?

Yinelenen müşteri kayıtları genellikle şu durumlarda ortaya çıkar:

• Manuel veri girişi: Farklı ekip üyeleri aynı müşteriyi birden fazla kez kaydedebilir.
• Web formları ve entegrasyonlar: Zoho CRM’e dış sistemlerden gelen veriler mükerrer kayıt oluşturabilir.
• Toplu veri içe aktarma (Import işlemi): CSV dosyası veya başka kaynaklardan veri aktarırken aynı müşteri bilgileri tekrarlanabilir.

---

2. Zoho CRM’de Yinelenen Kayıtları Tespit Etme

Zoho CRM, yinelenen kayıtları tespit etmek için “Find & Merge Duplicates” (Kopyaları Bul ve Birleştir) özelliğini sunar.

Adım 1: Yinelenen Kayıtları Manuel Olarak Tespit Etme

1. Zoho CRM’e giriş yapın.
2. Müşteri Kayıtlarının (Leads, Contacts veya Accounts) olduğu modüle gidin.
3. Bir müşteri kaydı açın.
4. Sağ üst köşede bulunan “Find & Merge Duplicates” seçeneğine tıklayın.
5. CRM, benzer müşteri kayıtlarını E-posta, Telefon Numarası veya Ad-Soyad gibi alanlara göre analiz eder.
6. Listelenen sonuçlardan hangi kayıtları birleştireceğinizi seçin.
7. “Merge” (Birleştir) butonuna basarak kayıtları tek bir müşteri kaydı haline getirin.

---

3. Yinelenen Kayıtları Otomatik Olarak Engelleme

Zoho CRM, yeni bir müşteri kaydı oluştururken yinelenen kayıtların girişini Duplicate Check (Kopya Kontrolü) ile önleyebilir.

Adım 1: Modül Ayarlarında Yinelenen Kayıt Kontrolü

1. Zoho CRM Ayarlar (Settings) → Data Administration → Duplicate Check sekmesine gidin.
2. Leads, Contacts, Accounts gibi modüller için hangi alanlara göre kontrol edileceğini belirleyin (Örn: E-posta, Telefon, Ad-Soyad).
3. Kaydı giren kişiye uyarı vermesini veya girişe izin vermemesini sağlayın.

---

4. Deluge Script Kullanarak Otomatik Birleştirme

Zoho Deluge kullanarak yinelenen kayıtları otomatik olarak tespit edip birleştirebilirsiniz.

Örnek Deluge Script – Çift Kayıtları Otomatik Birleştirme

delugeCopyEditduplicateContacts = zoho.crm.searchRecords("Contacts", "(Email:equals:example@email.com)");

if(duplicateContacts.size() > 1) 
{
    masterRecord = duplicateContacts.get(0); // İlk kayıt ana kayıt olarak belirlenir.
    for each  record in duplicateContacts 
    {
        if(record.get("id") != masterRecord.get("id")) 
        {
            // Yinelenen kayıttaki verileri ana kayda aktarma
            if(record.get("Phone") != null && masterRecord.get("Phone") == null) 
            {
                masterRecord.put("Phone", record.get("Phone"));
            }
            
            // Yinelenen kaydı silme
            deleted = zoho.crm.deleteRecord("Contacts", record.get("id"));
        }
    }
    
    // Güncellenmiş ana kaydı kaydet
    updatedMaster = zoho.crm.updateRecord("Contacts", masterRecord.get("id"), masterRecord);
    
    info "Duplicate records merged successfully!";
}
else
{
    info "No duplicate records found!";
}

---

5. Sonuç

Zoho CRM’de yinelenen müşteri kayıtlarını yönetmek için hem manuel hem de otomatik yöntemler mevcuttur: